Zanim powstanie wniosek. Autodiagnoza firmy przed startem w programie badawczo-rozwojowym

Poniżej opisujemy cztery rozstrzygnięcia, które warto zamknąć przed rozpoczęciem pisania. Kolejność nie jest przypadkowa: odpowiada logice, według której projekt jest oceniany.

Dobrze zbudowany wniosek badawczo-rozwojowy ma jedną oś. Zaczyna się od porównania z konkurencją i ze stanem techniki. Z tego porównania wynikają problemy badawcze, czyli to, czego dziś nie da się rozwiązać znanymi metodami. Z problemów badawczych wynika opis prac. Z opisu prac wynika, jakich kompetencji i zasobów potrzeba, żeby je poprowadzić. Dopiero z tego wynika budżet.

Każdy kolejny element jest konsekwencją poprzedniego. Jeżeli pierwszy krok zostanie pominięty albo zrobiony pobieżnie, reszta dokumentacji nie będzie się trzymać całości — i nie da się tego naprawić starannością na dalszych etapach.

Działa to również w drugą stronę. Jeżeli punktem wyjścia jest potrzeba zakupu konkretnej maszyny albo wybudowania hali, a innowacyjność i prace badawcze są dopisywane później, żeby uzasadnić wydatek, konstrukcja jest odwrócona. Kilka lat temu takie projekty przechodziły. Dziś to się zwykle nie kończy przyznaniem dofinansowania.

Punktem wyjścia jest rzetelne porównanie planowanego rozwiązania z tym, co jest już dostępne. Nie z wyobrażeniem o rynku, tylko ze stanem faktycznym: z produktami i procesami konkurencyjnymi, z publikacjami, z rozwiązaniami opisanymi w literaturze i zgłoszeniach patentowych.

To zadanie jest często odkładane na pierwszy etap prac badawczych, już po podpisaniu umowy. To błąd konstrukcyjny. Analiza stanu techniki jest warunkiem napisania wniosku, nie jego rezultatem. Zdarza się, że firma deklaruje, iż nikt na rynku nie oferuje podobnego rozwiązania, a kilka minut wyszukiwania pokazuje produkty o szerszej funkcjonalności.

Porównanie musi być liczbowe

Ocena nie przyjmuje porównań opisowych. Sformułowania w rodzaju „wydajniejszy”, „bardziej elastyczny”, „bardziej kompleksowy”, „zbudowany modułowo” nie mają wartości dowodowej, bo nie da się ich zweryfikować. Trzeba wskazać konkretne parametry, podać ich wartość dla rozwiązań istniejących i wartość docelową dla rozwiązania planowanego, a także wyjaśnić, skąd pochodzą dane i jak zostaną zweryfikowane po zakończeniu prac.

Każda liczba w tym porównaniu musi mieć oparcie w dokumencie: w karcie katalogowej, w normie, w publikacji, w wynikach badań. Informacja uzyskana nieformalnie, od znajomego z branży albo od pracownika, który zmienił pracodawcę, nie jest źródłem, które oceniający może sprawdzić.

Innowacja w procesie jest trudniejsza do udowodnienia niż innowacja w produkcie

Przy nowym produkcie punkt odniesienia zwykle istnieje: konkurencyjny wyrób można kupić, zmierzyć i opisać. Przy nowym procesie technologicznym punktu odniesienia zazwyczaj nie ma. Parametry procesu u konkurencji to know-how, którego nikt nie publikuje. Nawet wiedza o tym, jakie maszyny są tam stosowane, nie pozwala oszacować wydajności ani strat materiałowych.

Nie znaczy to, że projektów procesowych nie warto zgłaszać. Znaczy to, że wymagają one wcześniejszego zaplanowania, skąd weźmie się dane porównawcze — i że projekt oparty wyłącznie na niemożliwym do zweryfikowania porównaniu procesu jest projektem słabszym.

Podobne ograniczenie dotyczy części firm z branży informatycznej. Trudność nie polega na tym, że takie projekty są wykluczone, tylko na tym, że trudniej w nich pokazać mierzalną przewagę. Firma, która potrafi ją przedstawić liczbowo, ma takie same szanse jak każda inna.

Sama przewaga nad konkurencją to dopiero połowa innowacyjności. Druga połowa to pytanie, czy osiągnięcie tej przewagi wymaga pokonania problemu technologicznego — czegoś, czego nie da się rozwiązać przez zastosowanie znanych metod i dostępnych narzędzi. Jeżeli wymaga, mamy do czynienia z projektem badawczo-rozwojowym. Jeżeli nie wymaga, mamy do czynienia z inwestycją, która powinna szukać innego źródła finansowania.

Praktyczny test jest prosty i można go przeprowadzić samodzielnie. Zadaj sobie pytanie, co się stanie, jeżeli nie uda się rozwiązać kluczowego problemu w projekcie. Jeżeli odpowiedź brzmi „nic, i tak wiemy, jak to zrobić, trzeba tylko opisać” — problemu badawczego nie ma. Jeżeli odpowiedź zawiera realną obawę, bo wynik jest niepewny, to jest sygnał, że projekt ma charakter badawczy (zobacz też artykuł: Prace rozwojowe czy badania przemysłowe?).

Warto też wiedzieć, co pracami badawczo-rozwojowymi nie jest. W przypadku oprogramowania nie są nimi: aplikacje biznesowe i systemy budowane na bazie znanych metod i istniejących narzędzi, dodawanie funkcjonalności do istniejących programów, tworzenie stron internetowych, standardowe kodowanie i testowanie, dostosowywanie gotowych produktów do zastosowań u klienta oraz rutynowe usuwanie błędów. Rozstrzygające jest to, czy praca prowadzi do metodycznego wyeliminowania niepewności naukowej lub technicznej.

Druga najczęstsza przyczyna odrzucenia dobrych merytorycznie projektów to sytuacja finansowa wnioskodawcy. Rozjazd skali widać już przy pierwszej rozmowie: firma o obrocie rzędu dwóch milionów złotych planuje inwestycję za dziesięć milionów. Takiego projektu nie przekreśla sama ambicja, ale trzeba liczyć się z tym, że ocena potraktuje go jako nieproporcjonalny do możliwości (sprawdź artykuł: Dotacja — kiedy warto aplikować, a kiedy zrezygnować ze startu w konkursie?).

Nie oznacza to, że dofinansowanie jest zarezerwowane dla firm dojrzałych. Młode przedsiębiorstwa również je otrzymują. Oznacza to, że skalę projektu dobiera się do własnych możliwości, a nie do wysokości dostępnego wsparcia.

Wkład własny trzeba udokumentować, a nie zadeklarować

Zdolność do sfinansowania swojej części projektu wykazuje się dokumentem. W praktyce uznawane są trzy formy: saldo na rachunku bankowym, umowa pożyczki oraz promesa kredytowa. To zamknięty katalog i nie ma w tej sprawie przestrzeni do dyskusji.

Warto wiedzieć z wyprzedzeniem, czego ocena nie uznaje. Nie uznaje przyszłych zysków, nawet jeżeli wynikają z kontraktów już realizowanych. Nie uznaje umowy ramowej z dużym odbiorcą jako dowodu zdolności finansowej. Argument jest zawsze ten sam: kontrakt może nie dojść do skutku, zysk może nie powstać, a projekt trzeba dokończyć. Zdarzało się, że firma z wieloletnią, rosnącą rentownością otrzymywała ocenę negatywną, ponieważ środków nie było na rachunku w momencie składania wniosku.

Ten wymóg bywa odbierany jako nadmierny, ale ma swoją logikę. Instytucja finansująca zabezpiecza się przed sytuacją, w której projekt zatrzymuje się w połowie z powodu niewypłacalności, a wypłacona dotacja nie przynosi żadnego rezultatu. Dla firmy praktyczny wniosek jest jeden: rozmowę z bankiem o promesie trzeba zacząć równolegle z pracami nad wnioskiem, a nie po ich zakończeniu. Poznaj też dziesięć błędów, które najczęściej kosztują projekt dofinansowanie.

Ten krok dotyczy przede wszystkim projektów obejmujących budowę i zakup środków trwałych. Jeżeli w projekcie ma powstać hala technologiczna i stanąć w niej nowe urządzenia, przed złożeniem wniosku trzeba mieć rozstrzygnięte trzy rzeczy.

• Plan obiektu wraz z rozmieszczeniem urządzeń. Nie szkic koncepcyjny, tylko plan, z którego wynika, ile miejsca zajmuje każde urządzenie i jak przebiega proces.
• Ustalenie, jakie decyzje administracyjne są potrzebne. Przede wszystkim, czy wymagane jest pozwolenie na budowę i czy potrzebna jest decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach.
• Uruchomienie procedury. Samo pozwolenie na budowę zwykle nie jest warunkiem złożenia wniosku, ale złożony wniosek o jego wydanie jest w praktyce traktowany jako dowód, że inwestycja jest realna. Wymogi w tym zakresie różnią się między naborami i trzeba je sprawdzić w regulaminie konkretnego programu.

Plan obiektu służy jeszcze jednemu celowi. Trzeba wykazać, że zakres inwestycji jest spójny z założeniami technologii — że hala nie jest dwa razy większa, niż wynika z procesu, a kupowane urządzenia odpowiadają zaplanowanym pracom. Bez planu nie da się tego udowodnić.

W ocenie obowiązuje zasada, która przesądza o znaczeniu całego przygotowania: większość uchybień można poprawić na wezwanie, ale nie wszystkie.

Poprawić nie można oceny tego, czy projekt ma charakter badawczo-rozwojowy — czyli tego, czy problem badawczy został poprawnie zidentyfikowany w kontekście aktualnego stanu wiedzy i czy zaplanowane prace są niezbędne do jego rozwiązania. To kryterium rozstrzygające, weryfikowane na pierwszym etapie oceny, i nie podlega uzupełnieniu. Projekt, który tu odpadnie, odpada bez możliwości odniesienia się do zarzutu.

Zwykle nie da się też uzupełnić składu kluczowego zespołu badawczego o osoby, których nie wskazano we wniosku, ani dodać podwykonawcy prac badawczych, jeżeli nie został wybrany przed złożeniem dokumentów. Szczegółowe zasady określa regulamin danego naboru, ale kierunek jest stały: to, czego nie ma we wniosku w dniu złożenia, zwykle już się nie pojawi.

Dlatego autodiagnoza jest pierwszym krokiem. Jest jedynym etapem, którego nie da się nadrobić później.

Ocena merytoryczna skupia się na kwalifikowalności kosztów — czy dany wydatek mieści się w swojej kategorii i czy jest uzasadniony. Nie weryfikuje natomiast, czy budżet da się zrealizować w praktyce. Eksperci oceniający projekt nie są księgowymi i nie sprawdzają, czy stawka amortyzacji została policzona prawidłowo.

Skutek jest taki, że projekt bywa przyjęty, podpisana zostaje umowa, a problem ujawnia się dopiero przy pierwszym rozliczeniu. Zdarza się, że sposób skonstruowania pozycji budżetowych był błędny od początku. Konsekwencją są korekty finansowe, czyli obniżenie dofinansowania o kwoty uznane za nieprawidłowo rozliczone. Dlatego budżet warto sprawdzić pod kątem wykonalności, nie tylko zgodności z katalogiem kosztów.

Jeżeli rozważasz start w programie badawczo-rozwojowym, zacznij od czterech działań. Każde z nich możesz wykonać wewnątrz firmy, zanim podejmiesz decyzję o przygotowaniu wniosku.

• Zrób zestawienie trzech do pięciu rozwiązań konkurencyjnych o podobnej funkcji podstawowej i wypisz parametry, którymi planujesz je przewyższyć. Przy każdym parametrze zanotuj wartość dzisiejszą, wartość docelową i źródło danych.
• Odpowiedz na pytanie, co się stanie, jeżeli kluczowy problem techniczny w projekcie okaże się nie do rozwiązania. Zapisz odpowiedź.
• Zestaw planowaną wartość inwestycji z obrotem firmy za ostatni zamknięty rok i ustal, z czego sfinansujesz wkład własny. Jeżeli ma to być kredyt, umów rozmowę w banku już teraz.
• Jeżeli projekt obejmuje budowę, zamów plan obiektu z rozmieszczeniem urządzeń i ustal,