Jak rozliczyć dotację Promocja marki innowacyjnych MŚP, czyli nowej wersji programu Go To Brand?

Pozyskanie dotacji to jedno, a jej rozliczenie to drugi etap – i niemniej ważny! Podobnie jest w programie Promocja marki innowacyjnych MŚP, w ramach którego mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą otrzymać środki na promocję i zwiększenie swojego potencjału eksportowego. Jak to zrobić? Sprawdź w naszym artykule „Jak pozyskać dotację na targi zagraniczne?”

Natomiast teraz poświęćmy chwilę uwagi, o co należy zadbać, realizując projekt, aby na etapie rozliczenia wszystko poszło gładko. I tu kluczowe są dwa aspekty: stawki jednostkowe i powiązane z nimi wydatki ryczałtowe. Przewodnik kwalifikowania wydatków oraz umowa o dofinansowanie precyzyjnie wskazują jakie dokumenty, w jakich terminach należy przekazywać do oceny PARP, czyli Instytucji zarządzającej programem. Przyjrzyjmy się bliżej dokumentacji i razem rozpracujmy wszystko na czynniki pierwsze.

Zadbaj o potwierdzenie udziału w wydarzeniu

Zgodnie z „Podręcznikiem kwalifikowania wydatków” oraz umową o dofinansowanie główne działania realizowane w ramach projektu będą rozliczane na podstawie stawek jednostkowych. Co to w praktyce oznacza? Dla każdego z typu wydatków Instytucja określiła katalog dokumentów, który należy przedstawić, aby udowodnić, że dane działanie zostało wykonane.

Taki sposób rozliczania wydatków wymaga od przedsiębiorstwa dobrej organizacji pracy i bieżącego gromadzenia wszystkich niezbędnych dokumentów. Ale co właściwie będzie potrzebne? Oto krótka lista rzeczy, o których musisz pamiętać:

• jeśli planujesz brać udział w targach w charakterze wystawcy, potrzebny będzie wpis do oficjalnego katalogu targowego;
• jeśli będziesz brał udziału w wyjazdowej misji gospodarczej – zachowaj bilety wstępu na targi każdego z uczestników i przygotuj raport z przebiegu misji;
• jeżeli chodzi o misję gospodarczą połączoną z udziałem w konferencji branżowej, będzie konieczne przedstawienie potwierdzenia rejestracji lub biletów wstępu uczestników oraz raportu z przebiegu misji;
• zgromadź dokumenty potwierdzające liczbę osób reprezentujących firmę w związku z udziałem w imprezie/wydarzeniu (w tym polecenie wyjazdu służbowego dla każdego uczestnika).

Dodatkowo niezbędne będzie przedstawienie poświadczenia potwierdzającego programy imprez i związek danego uczestnika wyjazdu z Twoją firmą – tutaj w szczególności ważna jest umowa o pracę i adekwatny zakres obowiązków. Konieczna będzie także dokumentacja zdjęciowa z imprezy, tj. co najmniej 3 wyraźne zdjęcia wskazujące miejsce imprezy.

Z doświadczenia wiemy, że warto także udokumentować zdjęciem obecność w miejscu imprezy uczestników wyjazdu – jest zdjęcie, nie ma wątpliwości, kto uczestniczył w promocji, targach czy misji.

Kontrola kosztów podróży

Tak prawidłowo zgromadzone dokumenty, które przekażesz we wniosku o płatność, zagwarantują Tobie pewność, że stawka jednostkowa zostanie uznana i rozliczona.
Ale co jeśli nie uda Ci się zgromadzić dokumentów lub ulegną przypadkowemu zniszczeniu? Bo bilet udziału w wydarzeniu przypadkowo został w marynarce, a ta trafiła do pralni chemicznej i bilet wstępu wyblakł?
W takim przypadku musisz się liczyć z tym, że Instytucja może udać się do Ciebie na kontrolę lub zweryfikować dokumenty księgowe i wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków na podróż służbową.
Pamiętaj jednak, że dokumenty te nie będą służyły udowodnieniu wartości poniesionego wydatku, lecz będą stanowić dowód faktycznego odbycia się podróży. Wspomniane materiały nie będą co do zasady weryfikowane, ale w uzasadnionych przypadkach mogą być skontrolowane.

Jaka dokumentacja dla poniesionych kosztów?

Jeśli ponosisz inne wydatki, musisz pamiętać, że konieczne będzie stworzenie kilku segregatorów, w których musisz zgromadzić:

• dokumenty księgowe, np. faktury potwierdzające poniesienie wydatków oraz potwierdzające dokonanie zapłaty – muszą być one opisane w taki sposób, aby można je było powiązać z realizowanym projektem;
• raporty z przeprowadzonych kampanii promocyjnych, zawierających informację o rodzaju prowadzonych działań promocyjnych oraz dokumenty
• potwierdzające realizację tych działań (linki, print screeny, przykładowy plakat itp);
• dokumenty potwierdzające przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia dla wydatków wykazanych w danym wniosku o płatność;
• jeśli rozliczasz zaliczkę – zgromadź wyciągi z rachunku bankowego do obsługi zaliczki, za okres, którego dotyczy wniosek o płatność;
• dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników;
• dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków związanych z informacją i promocją.

Jeśli będziesz miał oryginale dokumenty w języku obcym, to konieczne będzie przygotowanie tłumaczenia na język polski.

Rozliczenie ryczałtowe dla kosztów pośrednich

Do tego wszystkiego należy jeszcze pamiętać, że będziemy rozliczać koszty pośrednie ryczałtem. Nie wymagają one dokumentowania, a ich rozliczenie polega na wprowadzeniu do wniosku o płatność odpowiedniej wartości. Jest ona określona jako iloczyn 7% i kwoty kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów operacyjnych projektu. Jednak aby zacząć je naliczać, najpierw trzeba prawidłowo wykazać i rozliczyć stawki jednostkowe.

Wkład własny w projekcie

Skoro poziom dofinansowania w programie Promocja marki innowacyjnych MŚP wynosi 50% kosztów kwalifikowalnych, to jak łatwo się domyśleć – niezbędne jest wniesienie wkładu własnego w wysokości 50% wartości projektu w formie pieniężnej.

Powinien on pochodzić, ze środków własnych przedsiębiorstwa i nie może być sfinansowany z innych środków publicznych. Co to w praktyce oznacza? To, że 50% kosztów poniesionych w ramach projektu musi zostać faktycznie zapłacone ze środków własnych – najlepiej z podstawowego konta firmy.

Wyjedź na targi dzięki dotacji

Tak przedstawia się pokrótce kwestia rozliczenia projektu, czyli etapu gdzie zadaniem Twojej firmy będzie pokazanie, że zrealizowaliście założone w projekcie cele.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jakie działania możesz zrealizować z tą nową wersją programu Go To Brand, to zapraszamy do obejrzenia nagrania z webinaru „Wyjedź na targi dzięki dotacji”. W trakcie spotkania dr inż. Natalia Kujawska omówiła dokładnie kryteria i na przykładach pokażemy, jakie koszty będą uznawane za kwalifikowalne.