Jak prawidłowo rozliczyć dotację unijną?

Otrzymanie dofinansowania na realizację projektu to sukces, który zdecydowanie należy świętować. Jednak to dopiero początek przygody z dotacjami, a projekt, który takowe dofinansowanie otrzymał, należy rozliczyć. Samo otrzymanie dotacji nie oznacza jeszcze jego prawidłowego rozliczenia. Umowa o dofinansowanie nakłada na Ciebie szereg obowiązków, o których powinieneś pamiętać. Nie spełnienie ich może skutkować zwrotem otrzymanego dofinansowania oraz naliczeniem odsetek w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. Jak prawidłowo rozliczyć projekt i ustrzec się przed błędami? Poniżej znajdziesz kilka najważniejszych rad i podpowiedzi, które powinieneś mieć na uwadze przy realizacji zaplanowanych działań dotyczących rozliczania dotacji.

Zapoznaj się z umową o dofinansowanie projektu

Podpisałeś umowę o dofinansowanie, więc wiesz, że to obszerny dokument z szeregiem załączników, odwołujący się do aktów prawnych, których musisz przestrzegać. Jak się w tym odnaleźć, nie pomijając żadnej ważnej kwestii?

Pierwsze i najważniejsze – zapoznaj się z treścią zawartej umowy. To ona określa istotne dla Ciebie zasady i obowiązki. Najważniejsze punkty to między innymi:

• okres realizacji projektu (czyli okres, w którym możesz ponosić wydatki),
• sposób rozliczania (zasady i terminy składania wniosków o płatność, rozliczania zaliczek oraz aplikowania o kolejne transze dofinansowania),
• obowiązki informacyjno-promocyjne.

Przy umowie o dofinansowanie zawsze odnajdziesz załącznik – harmonogram płatności – który dokładnie określa kiedy powinieneś złożyć wniosek o płatność. Jest to o tyle istotne, gdyż właśnie wnioski o płatność to miejsce, w którym przedstawisz już poniesione koszty, oraz będziesz wnioskował o wypłatę kolejnej transzy.

Na złożenie wniosku o płatność masz 10 dni roboczych, liczonych od końca okresu, za który składasz wniosek. Już wyjaśniamy: jeżeli złożysz wniosek o płatność za III kwartał 2021 roku, to powinien on być wysłany najpóźniej do 14 października 2021 r.

Każdy Program Operacyjny, w ramach którego będziesz realizował projekt, ma swój termin na złożenie wniosku o płatność. Miej na uwadze, że w zależności od Programu Operacyjnego, w ramach którego będziesz realizował projekt, termin na złożenie wniosków o płatność może być różny. Dotyczy to również terminów złożenia innych dokumentów, potwierdzających poniesienie wydatków, których żądać mogą różne instytucje przyznające dofinansowania. Wszystkie te kwestie określa umowa o dofinansowanie projektu. Z niej dowiesz się, ile masz czasu na wypełnienie i wysłanie wniosku o płatność, oraz jakie dokumenty powinieneś do niego dołączyć (fakturę, potwierdzenie jej zapłaty, umowę z wykonawcą, protokół odbioru, dokumenty związane z wyborem wykonawcy czy też niezbędne oświadczenia).

Działania informacyjno-promocyjne – czym są, i co oznaczają dla Ciebie?

Każdy Program Operacyjny wymaga stosowania określonych zestawów logotypów oraz różnorodnych działań zależnych od rodzaju lub przedmiotu projektu. Najczęściej podstawowym obowiązkiem informacyjno-promocyjnym jest opracowywanie wszystkich dokumentów na papierze projektowym, zawierającym wymagane logotypy, a także zamieszczenie informacji o realizowanym projekcie na stronie internetowej oraz oznaczenie biura projektu, gdzie przechowywana jest dokumentacja z nim związana. Szczegółowe informacje o obowiązkach informacyjno-promocyjnych, do których jesteś zobowiązany, znajdują się w podręczniku, który możesz znaleźć na stronie danego Programu Operacyjnego bądź instytucji, która udziela Ci dofinansowania.

Aby wszystko szło po Twojej myśli, pilnuj spraw księgowych

O ile umowa o dofinansowanie określa ogólne kwestie związane z rozliczeniem projektu, o tyle pomocnym dokumentem na etapie jego realizacji będą “Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.

Określają one sposób:

• zatrudnienia personelu w projekcie,
• wyboru wykonawców/ dokonywania zakupów,

Jeżeli przewidziałeś zatrudnienie personelu merytorycznego, to właśnie w tych wytycznych znajdziesz informacje o tym, jakie składowe wynagrodzenia możesz zaksięgować jako koszt w projekcie, a jakie musisz ponieść z własnych środków.

To, co koniecznie powinieneś sprawdzić w wyżej wspomnianych wytycznych to sposób wyboru dostawców/wykonawców usług. Wyłonienie wykonawcy/dostawcy niezgodnie z elementami opisanymi w ww. Wytycznych może skutkować uznaniem całego wydatku za koszt niekwalifikowany. Dlatego też istotne jest zapoznanie się z procedurą rozeznania rynku oraz zasadą konkurencyjności. Dzięki temu dowiesz się, w jakich sytuacjach wystarczy porównać cenniki na stronach internetowych, a w jakich konieczne będzie opublikowanie w bazie konkurencyjności zapytania ofertowego. Brzmi skomplikowanie, prawda? Nie przejmuj się. Wytyczne jasno wskazują, co powinno się znaleźć np. w zapytaniu ofertowym, jakie terminy składania ofert należy zastosować oraz jakie informacje zawrzeć w protokole z postępowania.

Poza powyższymi zagadnieniami Wytyczne te określają również zasady kwalifikowania m.in. leasingu, robót budowlanych czy zakupu środków trwałych w projekcie.

Rozliczanie wydatków i prawidłowa ewidencja

Kolejną ważną kwestią w przypadku rozliczenia wydatków jest ich prawidłowe ewidencjonowanie. Co powinieneś przez to rozumieć? Każdy dokument finansowy (faktura, rachunek, nota, paragon), który chcesz rozliczyć w projekcie o dofinansowanie, powinien mieć załącznik w postaci wypełnionego i podpisanego opisu dokumentu księgowego. Wzór takiego opisu najczęściej stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie lub jest on udostępniany przez instytucję, która udziela Ci dofinansowania. Do dokumentu księgowego powinien być dołączony protokół, potwierdzający realizację usługi (jeżeli wynika to z umowy z wykonawcą) oraz potwierdzenie dokonania przelewu. Oczywiście nie zawsze wydatek ponoszony jest w oparciu o umowę, natomiast jeżeli zakup lub świadczenie usługi odbywa się na podstawie właśnie umowy, to bardzo prawdopodobne, że będziesz musiał przedstawić ją instytucji pośredniczącej/zarządzającej razem z fakturą, protokołem oraz potwierdzeniem zapłaty.

Współpracuj z instytucją, która udziela Ci dofinansowania

Jej również zależy na prawidłowym rozliczeniu projektu. Tak jak Ty rozliczasz się z jego realizacji, tak samo instytucja rozlicza się z udzielonych dotacji. Dlatego współpracuj z opiekunem projektu, który został Ci wyznaczony. Często w krytycznych i problematycznych sytuacjach podzieli się z Tobą swoją wiedzą lub pomoże znaleźć rozwiązanie. Zawsze, gdy nie jesteś pewien, jak należy postąpić, opiekun będzie Twoim pierwszym kontaktem i wsparciem – to on będzie weryfikował dany koszt we wniosku o płatność. To dobry powód, aby konsultować z nim wszelkie wątpliwości.