Co z rozliczeniem dotacji? | Tworzenie planów zakupowych.

Wniosek o dofinansowanie zawiera w sobie treści odnoszące się do planów zakupowych, których z pewnością potrzebujesz w trakcie realizacji projektu. Czas, który minął od napisania wniosku, do czasu jego faktycznej realizacji ma wpływ na założenia kwotowe ujęte w budżecie projektu. Przystępując do jego realizacji, radzimy oszacować wartość zamówienie ponownie, aby rozeznać się w sytuacji, która aktualnie istnieje na rynku towarów i usług.

Dlaczego ponowne szacowanie wartości zamówienia jest ważne?

Rzetelnie przeprowadzone szacowanie aktualnej wartości zamówienia otwiera drogę do sukcesu przy realizacji Twojego projektu.

Szacowanie, jak sama nazwa wskazuje, to dokładne zapoznanie się z cenami dóbr. Oczywiście nie tylko cena ma tu znaczenie – to także proces, który powinien polegać na dogłębnym poznaniu specyfiki nabycia potrzebnego Ci urządzenia, materiału czy usługi. Szacowanie jest również odpowiedzią na pytanie o tryb wyboru wykonawcy – daje gotowe informacje do właściwego napisania i przeprowadzenia zapytania ofertowego.

Planując zakup, zawsze powinieneś brać pod uwagę to, jak wpływa on na inne prace odbywające się w ramach projektu – jakie może mieć konsekwencje w skali całego projektu, oraz osiągnięcia założonych celów, jeżeli jego dostawa nie przebiegnie zgodnie z planem (np. zostanie opóźniona)?

Pytaj dostawcę, czy dystrybutora o wszystko, co może okazać się istotne dla specyfiki Twojego projektu, czyli między innymi:

• czas dostawy,
• okres gwarancji,
• zasady serwisowania,
• zasady płatności.

To, co pomaga przedsiębiorcom w tej sytuacji, to tworzenie planów zakupowych. W momencie, kiedy w Twoim budżecie projektu znajduje się dużo pozycji a wraz z nimi powiązanych terminów dostaw i innych zależności zachodzących pomiędzy poszczególnymi elementami – stwórz plan zakupowy, który z pewnością pomoże Ci kontrolować cały proces.

Modyfikacja zakupu jest możliwa, ale…

Wniosek o dofinansowanie zawiera w sobie informacje o tym, jak planujesz realizować projekt. Mimo wszystko rzeczywista sytuacja na rynku jest zmienna, a to my musimy się do niej dostosować, co może doprowadzić do modyfikacji zakupu zawartego we wniosku o dofinansowanie.

Uzasadniona modyfikacja zakupu jest jak najbardziej dopuszczalna, ale musisz pamiętać, aby KAŻDORAZOWO poinformować o niej Instytucję Zarządzającą. Nie wszystkie wymagają jej zgody, natomiast na większość będziesz potrzebował/a zarówno zgody, jak i podpisanego aneksu do umowy.

Ceny zakupu produktu lub usługi są zmienne

Ceny zakupu produktu lub usług przeważnie rosną, choć zdarzają się wyjątki od reguły. Co robić w przypadku, gdy uda nam się nabyć ten sam towar/usługę po cenie niższej niż zakładano we wniosku o dofinansowanie? Oszczędność możesz przeznaczyć na zwiększenie puli środków przeznaczonych na inny zakup w ramach projektu, natomiast niedokonanie zakupu (zrezygnowanie z niego) nie jest traktowane jako oszczędność, ponieważ nic nie nabyto.

Zaniechanie zakupu także powinno zostać zgłoszone Instytucji Zarządzającej – powinieneś uzasadnić je merytorycznie. Oczywiście nikt nie zmusi Cię do dokonania zakupu, natomiast z punktu widzenia projektu o dofinansowanie, zaniechanie musi być uzasadnione.

Zakup nie musi być fabrycznie nowy. Jeśli w żaden sposób nie traci na swojej funkcjonalności, to wydatki poniesione na zakup używanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są kwalifikowalne. Musimy jedynie poznać jego pochodzenie na podstawie deklaracji ze strony sprzedającego. Środek ten nie mógł zostać nabyty przez poprzedniego właściciela w okresie poprzednich 7 lat oraz nie mógł być współfinansowany z funduszy UE lub w ramach dotacji z krajowych środków publicznych. Cena zakupu używanego środka trwałego nie może przekraczać jego wartości rynkowej, ale nie może być także wyższa niż koszt podobnego nowego sprzętu dostępnego na rynku.

Z tego cyklu artykułów sprawdź także:

• Zawężenie zasady konkurencyjności.
• Unikaj błędów, które kosztują – administracja.
• Korekty finansowe.