Wniosek o dofinansowanie zawiera w sobie treści odnoszące się do planów zakupowych, których z pewnością potrzebujesz w trakcie realizacji projektu. Czas, który minął od napisania wniosku, do czasu jego faktycznej realizacji ma wpływ na założenia kwotowe ujęte w budżecie projektu. Przystępując do jego realizacji, radzimy oszacować wartość zamówienie ponownie, aby rozeznać się w sytuacji, która aktualnie istnieje na rynku towarów i usług.

Dlaczego ponowne szacowanie wartości zamówienia jest ważne?

Rzetelnie przeprowadzone szacowanie aktualnej wartości zamówienia otwiera drogę do sukcesu przy realizacji Twojego projektu.

Szacowanie, jak sama nazwa wskazuje, to dokładne zapoznanie się z cenami dóbr. Oczywiście nie tylko cena ma tu znaczenie – to także proces, który powinien polegać na dogłębnym poznaniu specyfiki nabycia potrzebnego Ci urządzenia, materiału czy usługi. Szacowanie jest również odpowiedzią na pytanie o tryb wyboru wykonawcy – daje gotowe informacje do właściwego napisania i przeprowadzenia zapytania ofertowego.

Planując zakup, zawsze powinieneś brać pod uwagę to, jak wpływa on na inne prace odbywające się w ramach projektu – jakie może mieć konsekwencje w skali całego projektu, oraz osiągnięcia założonych celów, jeżeli jego dostawa nie przebiegnie zgodnie z planem (np. zostanie opóźniona)?

Pytaj dostawcę, czy dystrybutora o wszystko, co może okazać się istotne dla specyfiki Twojego projektu, czyli między innymi:

  • czas dostawy,
  • okres gwarancji,
  • zasady serwisowania,
  • zasady płatności.

To, co pomaga przedsiębiorcom w tej sytuacji, to tworzenie planów zakupowych. W momencie, kiedy w Twoim budżecie projektu znajduje się dużo pozycji a wraz z nimi powiązanych terminów dostaw i innych zależności zachodzących pomiędzy poszczególnymi elementami – stwórz plan zakupowy, który z pewnością pomoże Ci kontrolować cały proces.

Modyfikacja zakupu jest możliwa, ale…

Wniosek o dofinansowanie zawiera w sobie informacje o tym, jak planujesz realizować projekt. Mimo wszystko rzeczywista sytuacja na rynku jest zmienna, a to my musimy się do niej dostosować, co może doprowadzić do modyfikacji zakupu zawartego we wniosku o dofinansowanie.

Uzasadniona modyfikacja zakupu jest jak najbardziej dopuszczalna, ale musisz pamiętać, aby KAŻDORAZOWO poinformować o niej Instytucję Zarządzającą. Nie wszystkie wymagają jej zgody, natomiast na większość będziesz potrzebował/a zarówno zgody, jak i podpisanego aneksu do umowy.

Ceny zakupu produktu lub usługi są zmienne

Ceny zakupu produktu lub usług przeważnie rosną, choć zdarzają się wyjątki od reguły. Co robić w przypadku, gdy uda nam się nabyć ten sam towar/usługę po cenie niższej niż zakładano we wniosku o dofinansowanie? Oszczędność możesz przeznaczyć na zwiększenie puli środków przeznaczonych na inny zakup w ramach projektu, natomiast niedokonanie zakupu (zrezygnowanie z niego) nie jest traktowane jako oszczędność, ponieważ nic nie nabyto.

Zaniechanie zakupu także powinno zostać zgłoszone Instytucji Zarządzającej – powinieneś uzasadnić je merytorycznie. Oczywiście nikt nie zmusi Cię do dokonania zakupu, natomiast z punktu widzenia projektu o dofinansowanie, zaniechanie musi być uzasadnione.

Zakup nie musi być fabrycznie nowy. Jeśli w żaden sposób nie traci na swojej funkcjonalności, to wydatki poniesione na zakup używanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są kwalifikowalne. Musimy jedynie poznać jego pochodzenie na podstawie deklaracji ze strony sprzedającego. Środek ten nie mógł zostać nabyty przez poprzedniego właściciela w okresie poprzednich 7 lat oraz nie mógł być współfinansowany z funduszy UE lub w ramach dotacji z krajowych środków publicznych. Cena zakupu używanego środka trwałego nie może przekraczać jego wartości rynkowej, ale nie może być także wyższa niż koszt podobnego nowego sprzętu dostępnego na rynku.

Z tego cyklu artykułów sprawdź także:

dr inż. Natalia Kujawska

dr inż. Natalia Kujawska

Ekspert InnovaTree ds. Dofinansowań

Bezpłatny monitoring dofinansowań

Zapisz się do monitoringu dofinansowań i bądź na bieżąco z dotacjami dopasowanymi do Twojej firmy. Dołącz do grona ponad 7 000 subskrybentów.

Szukasz wsparcia w pozyskaniu dofinansowania dla swojej firmy?

Dzięki niezobowiązującej, 30 minutowej konsultacji dowiesz się, z jakich dofinansowań może skorzystać Twoja firma.

Bezpośredni kontakt

Porozmawiajmy o dotacjach dla Twojej firmy!
Dr inż. Natalia Kujawska

Wiedza

Zobacz najnowsze artykuły

Tematyka pozyskiwania dotacji, możliwości i procedur może być prosta. Zobacz nasze artykuły.

Artykuły branżowe

Sprawdź nasze publikacje w prasie branżowej

Pobierz artykuły, które regularnie publikujemy na łamach prasy.

Dotacja na innowacje.
Jako jedna z nielicznych firm doradczych w Polsce możemy pochwalić się przejściem całego procesu aplikacji w konkursach europejskich.

dr inż. Natalia Kujawska
Ekspert Komisji Europejskiej, Partner InnovaTree

Jak przygotować firmę do pozyskiwania dotacji? Warto w strategii firmy uwzględnić możliwości, jakie dają Fundusze UE. Zadbaj o kluczowe aspekty, aby maksymalizować szanse na sukces.

dr inż. Szybmon Talbierz
Partner, Customer Success Manager

10 wad i zalet Ścieżki SMART, czyli flagowego programu dotacyjnego w nowej perspektywie, który pozwala przedsiębiorcom na realizację kompleksowych projektów.

dr inż. Natalia Kujawska
Partner InnovaTree, Manager ds. pozyskiwania dotacji