Opis przedmiotu zamówienia – podstawowy element procedury udzielenia zamówienia

W nawiązaniu do poprzednich artykułów mamy teraz okazję wrócić do ważnego tematu jakim jest opis przedmiotu zamówienia.

W oparciu o art. 29 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych ( Ustawa z 29 stycznia 2004r, Dz.U. z 2019 poz. 1843 – tekst jednolity), zwanej dalej ustawą pzp, przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jasny, jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Idąc dalej art. 29 ust. 2 ustawy pzp mówi, że przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.

Nie ma więc w tym zakresie dowolności rozumienia przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, gdyż powyższy obowiązek narzucają nam wprost przepisy oraz wytyczne.

Przy opisie przedmiotu zamówienia czy to zgodnie z ustawą pzp czy też z zasadą konkurencyjności musimy stosować nazwy i kody określone we wspólnym Słowniku Zamówień CPV (po ang. Common Procurement Vocabulary). Stosowanie klasyfikacji CPV ma na celu pewnego rodzaju standaryzację usług, a także ułatwienie poszukiwania zamówień przez potencjalnego Wykonawcę. Kod podstawowy musi być jak najbardziej zbliżony do naszego przedmiotu zamówienia, oczywiście możemy stosować kilka kodów, które pozwolą nam dodatkowo opisać nasz przedmiot zamówienia; również Baza Konkurencyjności w której publikujemy nasze zamówienie dostosowana jest do wpisywania kilku kodów CPV jednocześnie.

Przygotowując opis przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 29 ust.3, nie możemy stosować opisu przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”.

Pamiętajmy jednak, że są to wyjątki określone wprost w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, oraz w ustawie pzp. To właśnie My jako Zamawiający będziemy musieli obronić stanowiska że użycie znaków towarowych było konieczne do prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia.

Stosowanie samego zapisu że „dopuszczamy rozwiązania równoważne” jest niewystarczające i będzie uznane jako błąd. Jeśli dopuszczamy składanie ofert równoważnych, to musimy sprecyzować nasze oczekiwania względem rozwiązań równoważnych innymi słowy musimy opisać minimalne lub maksymalne cechy techniczne, funkcjonalne, użytkowe czy jakościowe.

Zastosowanie niejednoznacznego i niezrozumiałego opisu może powodować, że:

• otrzymamy ofertę, która nie będzie spełniała naszych oczekiwań,
• wpłynie niewielka liczba ofert co może spowodować ograniczony wybór,
• Wykonawca poda w ofercie zawyżoną cenę unikając w ten sposób ryzyka niepewności „czego dokładnie chce Zamawiający?”,
• nie wpłynie do nas żadna oferta, bo przedmiot zamówienia jest niemożliwy do wyceny przez Wykonawcę.

Można też pokusić się o podanie kilku najczęściej popełnianych błędów przy opisie przedmiotu zamówienia takich jak:

• brak szczegółów odnośnie przedmiotu zamówienia – szczegółów które w sposób istotny charakteryzują przedmiot,
• stosowanie nieprecyzyjnych lub niejednoznacznych określeń,
• niedołączanie do opisu przedmiotu zamówienia wszystkich niezbędnych plików np. dokumentów specyfikacji technicznej przedmiotu zamówienia,
• opisywanie terminów niemożliwych do wykonania przez Wykonawcę,
• dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych bez jednoczesnego wskazania na jaką część zamówienia może być składane zamówienie,
• dopuszczenie możliwości składania ofert równoważnych bez dokładnego określenia „poziomu równoważności”.

Pamiętajmy, że to na nas jako Zamawiających spoczywa obowiązek właściwego i prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia.

Nieprecyzyjne i niewłaściwe jego opisanie może spowodować, że otrzymamy przedmiot zamówienia niezgodny z naszymi oczekiwaniami, za który będziemy musieli zapłacić, a z drugiej strony, że otrzymamy przedmiot niezgodny z dokumentacją aplikacyjną czyli wnioskiem o dofinansowanie, co może spotkać się z negatywnymi konsekwencjami Instytucji Kontrolującej połączonymi z korektami finansowymi, a w najgorszym przypadku uznaniem danego wydatku jako kosztu kwalifikowanego.

Unikajmy tego!