Co z rozliczeniem dotacji? | Administracja.

Złożyłeś wniosek o dofinansowanie — otrzymał pozytywną ocenę, więc podpisałeś umowę. Co dalej? To dopiero początek drogi. Czeka Cię rozliczenie otrzymanego dofinansowania.

Dlaczego jest to tak ważne? Ponieważ tylko rozliczone projekty gwarantują wpływ środków przyznanych z dotacji na konto Beneficjenta.

W cyklu „Co z rozliczeniem dotacji?” stworzonym przez Starszą Specjalistkę ds. rozliczania dotacji — Karolinę Błaszczuk-Szymańską, znajdziesz najważniejsze wskazówki, dzięki którym dowiesz się jak nie popełnić błędu, czego uniknąć oraz na co zwrócić uwagę, kiedy stajesz przed wyzwaniem rozliczenia pozyskanych funduszy unijnych.

Nie chcesz martwić się rozliczeniem przyznanej dotacji? Zostaw to nam.

Zapoznanie się z dokumentacją to podstawa do dobrego działania

Dokumentacja aplikacyjna jest punktem odniesienia do wszystkich planowanych działań i wydatków w ramach Twojego projektu. Aby zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów, przeanalizuj ją wnikliwe. Realizacja projektu oparta na chaotycznych decyzjach, niewłaściwym zarządzaniu budżetem lub nieosiągnięciem zakładanych wskaźników jest zgubna dla całego przedsięwzięcia.

Wniosek o dofinansowanie jest pierwszym i najważniejszym załącznikiem do umowy o dofinansowanie. Już na etapie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej, pisania wniosku i zbierania zespołu na pewno przeanalizowano wszystkie kroki planowanego przedsięwzięcia. Właśnie z tego powodu wniosek o dofinansowanie nie jest tylko luźną propozycją realizacji projektu — jest szczegółowym planem. Oczywiście dopuszczalne są zmiany, ale wszystko zależy od ich skali i specyfiki — wymagają one uzasadnienia i zgody Instytucji Zarządzającej. Wprowadzenie poważnych zmian wymaga aneksowania projektu. Jeżeli nie otrzymasz oficjalnej zgody na zmiany, mogą być traktowane jako niezgodne z założeniami, czyli sprzeczne z projektem.

Biurokratyzacja nas nie ominie, ale nie ma powodu do obaw, jeżeli…

Przyjmiesz do siebie rady, iż systematyczne, zaplanowane i przemyślane działania usprawnią i przyspieszą realizację Twojego projektu.

Żyjemy w dobie elektryfikacji usług i procesów, natomiast w przypadku rozliczania dotacji nie uciekniemy od formy papierowej dotyczącej niektórych powstających w ramach projektu dokumentów.

Kiedy powstaje dokumentacja projektowa na potrzeby realizacji projektu, pamiętaj, aby weryfikować ją zarówno formalnie, jak i merytorycznie. Korzystanie z już gotowych szablonów bywa zgubne i często prowadzi do powstawania błędów. Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawne sporządzenie dokumentacji, przechowywanie jej przez okres trwania projektu oraz po, czyli w okresie trwałości. Podczas kontroli Instytucji Zarządzającej, konieczne jest przedstawienie kontrolującym oryginałów dokumentacji projektowej.

Powstająca dokumentacja dotycząca projektu powinna być jak najbardziej spójna, więc nie zaleca się tworzenia dodatkowych baz danych (gdy nie jest to obligatoryjne i w pełni uzasadnione z praktycznego punktu widzenia).

Popełnienie błędów administracyjnych w realizacji projektu dotowanego z funduszy unijnych może skutkować poniesieniem konsekwencji finansowych – najczęściej w postaci ograniczenia przyznanego dofinansowania lub konieczności dokonania zwrotu już wypłaconych środków, a nawet rozwiązania umowy o dofinansowanie.
Realizując projekt, trzeba być niezmiernie dokładnym i ostrożnym. Niezbędny jest profesjonalizm w działaniu oraz całościowe spojrzenie na projekt, a tu z doświadczenia wiemy, że nic nie sprawdza się lepiej niż zasada „drugiej pary oczu” najlepiej w postaci specjalisty — to najlepszy sposób na uniknięcie potknięć.

Z tego cyklu artykułów sprawdź także:

• Zawężenie zasady konkurencyjności.
• Tworzenie planów zakupowych.
• Korekty finansowe.