Dotacja – kiedy warto aplikować, a kiedy zrezygnować ze startu w konkursie?

Czy zawsze warto ubiegać się o dotację?

Powiedzmy, że znamy już dostępne w najbliższym okresie rodzaje konkursów, rozróżniamy projekty inwestycyjne od badawczo-rozwojowych oraz jesteśmy zorientowani w możliwych do uzyskania poziomach dofinansowań. Określiliśmy również bieżące potrzeby przedsiębiorstwa oraz oczekiwania wobec samej dotacji. Nadchodzi więc moment podjęcia decyzji – rozpoczynamy pracę nad projektem, czy rezygnujemy? Jakimi kryteriami powinniśmy kierować się, chcąc udzielić trafnej odpowiedzi na to pytanie? Kiedy warto ubiegać się o dotację, a kiedy takie działanie nie jest dla nas optymalne?

Korzystanie z dofinansowań UE stanowi znakomity sposób przyspieszania rozwoju firmy, ale w niesprzyjających okolicznościach może okazać się doświadczeniem negatywnym, na wiele lat zniechęcającym do ubiegania się o kolejne wsparcie. Wiele przedsiębiorstw zraziło się do dotacji z powodu złych decyzji, podjętych na samym początku drogi do funduszy UE – takiej sytuacji można było uniknąć.

Biorąc pod uwagę doświadczenia wielu lat wspierania przedsiębiorstw w pozyskiwaniu bezzwrotnych dotacji, przed podjęciem decyzji o starcie w jednym z konkursów dotacyjnych, proponujemy przeanalizowanie poniższych zagadnień.

Czy dotacja, o którą zamierzamy się ubiegać, jest znacząca?

To podstawowe pytanie, od którego powinniśmy rozpocząć proces decyzyjny. Dotacja „znacząca”, czyli taka, która ze względu na swoją wartość stanowi istotną zachętę dla przedsiębiorstwa do wejścia w fazę przygotowania projektu, jego oceny, realizacji oraz rozliczania. Niweluje poniesione nakłady pracy i wysiłek organizacyjny, które również należy brać pod uwagę, ponieważ w obecnej perspektywie budżetowej UE nie ma „łatwych projektów”, możliwych do przygotowania np. w okresie tygodnia, bez angażowania do tego celu kluczowych pracowników merytorycznych.

Dla każdego przedsiębiorcy pojęcie „znaczącej” dotacji może być odbierane inaczej.

Duże, międzynarodowe przedsiębiorstwo, chcąc dofinansować budowę centrum badawczo-rozwojowego, z perspektywą projektu o wartości 10 MLN PLN i 25% dotacją na poziomie 2,5 MLN PLN, może uznać start na takich warunkach za bezcelowy, ponieważ całościowy nakład pracy na wszystkich etapach realizacji projektu jest nieadekwatny do rzeczywistych korzyści, jakie zostaną uzyskane. Obsługa projektu na etapie jego przygotowania i rozliczania dodatkowo obniży efektywną intensywność wsparcia.

Co jednak, jeśli mówimy o projekcie wycenionym na 40 MLN PLN, z możliwością uzyskania dotacji dziesięciomilionowej? Czy w dalszym ciągu nie warto ubiegać się o takie środki, pomimo równie niskiej intensywności dofinansowania?

Wyobraźmy sobie jednocześnie przedsiębiorstwo małe, z kilkuosobową kadrą, chcące rozwijać się w oparciu o budowanie własnego know-how. Realizacja projektu o wartości 1 MLN PLN, z dotacją na poziomie około 70%, może okazać się krokiem przełomowym, pozwalającym wykonać prace B+R w zakresie szerszym, niż dostępny w oparciu o środki własne i stworzyć produkt, który na lata stanowić będzie o konkurencyjności firmy. Dodatkowo, możemy spodziewać się korzyści w rodzaju przyspieszonego rozwoju kultury organizacyjnej i profesjonalizacji działania całej struktury – to także potencjalny zysk.

Zacznijmy więc od udzielenia odpowiedzi, czy dana dotacja jest dla nas ważna? Jakie szanse stwarza? Kwestia „znaczącej dotacji” jest absolutnie podstawowa – jeśli podobne korzyści możemy uzyskać innymi sposobami, które wydają się prostsze, bardziej przewidywalne etc., zasadność ubiegania się o dofinansowanie należy dogłębnie przeanalizować i poddać krytycznej analizie.

Czy mamy czas na dotację?

Kolejny istotny temat to czas – rozumiany jako:

• upływ dni do uzyskania oceny o przyznaniu dofinansowania,
• potencjalne wstrzymywanie działań przedsiębiorstwa w związku z wejściem w proces przygotowania i oceny projektu.

Obie powyższe kwestie są ze sobą powiązane, należy jednak zwrócić uwagę na ich specyficzne aspekty. Przede wszystkim, przygotowanie konkurencyjnej dokumentacji wymaga czasu. Naturalnie, znane są opowieści o „napisaniu projektu na kolanie” w kilka dni przed zamknięciem naboru i przyznaniem dofinansowania (to temat na oddzielną analizę – ryzyka związane z przyznaniem dotacji na źle przygotowany projekt), sytuacje takie trudno jednak uznać za reprezentatywne oraz godne powielania. Powinniśmy zapewnić sobie ilość czasu, która pozwoli na komfortową pracę, z możliwością przedefiniowania założeń projektu podczas jego tworzenia. W praktyce to bardzo częsta sytuacja, szczególnie w odniesieniu do przedsięwzięć B+R – rzadko produkt finalny jest identyczny z pierwotnymi założeniami, np. w kwestii kluczowych zagadnień technologicznych, cech nowości lub przedmiotu komercjalizacji. Istotnym jest wyselekcjonowanie kilkuosobowego zespołu pracowników, którzy będą odpowiadać za kluczowe elementy – część merytoryczną i budżet. Osoby takie powinny otrzymać od kierownictwa jednoznaczny komunikat, że w danym okresie ich zadaniem priorytetowym będzie praca nad projektem. Należy unikać sytuacji, w której pracownicy otrzymują kolejny, niekoniecznie mile widziany „obowiązek”, dodatkowo wypełniający ich codzienne, często napięte harmonogramy zadań. Optymalnie jest dysponować czasem dwóch miesięcy, za okres minimalny uznać należy jeden miesiąc. Równocześnie, niekorzystna jest także zbyt długa perspektywa pracy nad dokumentacją, która powoduje rozmywanie się działań w czasie i trudności z uzyskiwaniem satysfakcjonujących postępów.

Kolejny aspekt związany z czasem, to bieżące potrzeby wdrożeniowe lub inwestycyjne przedsiębiorstwa. Na ocenę wniosku o dofinansowanie powinniśmy zarezerwować do pół roku – instytucje pośredniczące dążą do skracania okresu oceny, często z dużą skutecznością. Bieżmy jednak pod uwagę wariant pesymistyczny, aby uniknąć sytuacji, w której projekt traci „rację bytu”, ponieważ musimy podejmować już pewne działania, a nie znamy decyzji komisji oceniającej. To częsta sytuacja w przypadku przedsiębiorców, którzy chcą opracować demonstrator technologii – istnieje duża presja na przyspieszenie prac nad nową inwestycją, która może mieć także postać zakupu znanej już technologii i gotowej instalacji, natomiast ambicją firmy jest przeprowadzenie prac B+R nad prototypem, a więc rozwiązaniem niedostępnym wśród dostawców urządzeń. Należy rozważyć, czy czas oceny projektu oraz późniejszy okres realizacji prac B+R nie podważa zasadności ubiegania się o dotację, ze względu na większe niż możliwe do zaakceptowania opóźnienie inwestycji. Podobnie w przypadku startu w konkursach wdrożeniowych w rodzaju PO IR 3.2.1/3.2.2, często konieczne jest doprowadzenie produktu lub procesu do poziomu TRL9, wykonanie dodatkowych prac B+R lub certyfikacji (dofinansowanie uzyskują tylko rozwiązania gotowe do wdrożenia). Wszystkie te działania odsuwają w czasie realizację inwestycji, która może być konieczna „tu i teraz”, a korzyści z przyspieszonego wdrożenia są potencjalnie większe, niż zachęta dotacyjna (należy uwzględnić wspomnianą wartość projektu i poziom dofinansowania). Istotną okolicznością jest także harmonogram naboru wniosków, który może nam sprzyjać, lub też nie.

Podsumowując, istotne jest więc udzielenie odpowiedzi na pytanie, czy możemy sobie pozwolić na odsunięcie pewnych działań w czasie? Jeśli przyszły projekt stanowi naturalną perspektywę działania przedsiębiorstwa i jest spójny z przyjętym tempem oraz kierunkami rozwoju, warto skorzystać z opcji dotacyjnej. Jeśli jednak musimy wstrzymywać realizację bieżących priorytetów lub na potrzeby projektu podejmować działania dodatkowe, a poziom dofinansowania nie łagodzi skutków z tym związanych, wybierzmy wariant „samodzielny”.

Czy projekt w podobnym kształcie chcemy wykonać także bez dotacji?

Ostatnim zagadnieniem wartym omówienia, a jednocześnie ściśle powiązanym z kwestią istotności dotacji oraz czasu, jest potencjalny kształt realizacji projektu w wariancie bez wsparcia ze strony UE. We wszystkich kluczowych konkursach PO IR 2014-2020 dopuszczalne jest kwalifikowanie kosztów ponoszonych po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie (inaczej w przypadku Funduszy Norweskich, gdzie warunkiem otrzymania refundacji jest uzyskanie pozytywnej oceny projektu). Oznacza to, że nie musimy czekać z realizacją pierwszych prac do momentu opublikowania listy rankingowej.

W przeważającej liczbie przypadków przedsiębiorca wyznacza jednak moment rozpoczęcia projektu na termin odsunięty w przyszłość, z uwzględnieniem przewidywanego czasu oceny przedsięwzięcia. Sytuacją idealną jest, gdy projekt unijny stanowi odzwierciedlenie działań, które przedsiębiorstwo wykona niezależnie od przyjętych w ramach danego konkursu ram merytorycznych i czasowych. Przykładowo – prace B+R są już na jakimś stopniu zaawansowania, uzyskano potwierdzenie, że określony ich kierunek jest obiecujący. Projekt dotacyjny ma więc stanowić rozwinięcie już uruchomionych procesów, które będą miały swoją kontynuację (być może w mniejszym zakresie) także bez wystąpienia dofinansowania.

Zazwyczaj jednak mamy do czynienia z uzależnieniem prac B+R (rzadziej inwestycji) od potwierdzenia, że wskazane we wniosku koszty wynagrodzeń, surowców, podwykonawstwa etc. zostaną nam częściowo zrefundowane. Samo w sobie nie stanowi to problemu, istotne jest jednak przeanalizowanie, czy przewidywany projekt nie wymaga od nas podejmowania działań istotnie odbiegających od przyjętej strategii działania. Przykładowo – jeśli stwierdzimy, że firma nie posiada potencjału kadrowego do spełnienia kryterium adekwatności zasobów do potrzeb prac B+R, konieczne jest zatrudnienie specjalistów zewnętrznych. Kluczowe jest dokonanie analizy, w jakim stopniu wpisanie się w obowiązujące kryteria oceny wniosków skłania nas wykonania kroków, które są kosztowne (zmniejszają efektywny poziom dofinansowania), a nie koniecznie niezbędne osiągnięcia zdefiniowanych celów. Każdy system wyboru projektów wymusza na wnioskodawcach „dopasowanie się” do określonych kryteriów – ważne, aby zakres tego dopasowania nie wykraczał poza pewien próg racjonalności, wyznaczany przez wspomnianą na początku tekstu wartość projektu oraz poziom dofinansowania.

Podjęcie decyzji o wzięciu udziału w konkursie dotacyjnym powinno być działaniem gruntownie przemyślanym, a przede wszystkim poddanym rzetelnej analizie możliwych zysków na tle szeroko rozumianych kosztów – czasowych, osobowych lub pieniężnych. Dobrze przygotowany i racjonalny projekt często przynosi korzyści wykraczające poza wymiar czysto finansowy, musi być jednak przedsięwzięciem „uszytym na miarę” – potrzeb, ale także realnych możliwości.