Co z rozliczeniem dotacji? | Korekty finansowe.

W cyklu artykułów „Co z rozliczeniem dotacji?” opisywaliśmy, w jaki sposób prawidłowo przygotować i przeprowadzać zapytania ofertowe.

Sprawdź poprzednie artykuły:

• Tworzenie planów zakupowych.
• Administracja.
• Zawężenie zasady konkurencyjności.

Niestety zdarza się, iż pomimo wszelkich starań popełnimy błąd. Wydatkując środki publiczne, należy stosować ogólnie przyjęte zasady gwarantujące przejrzystość w zakresie wydatków współfinansowanych ze środków publicznych, oraz publicznego dostępu do ofert, jak również wyboru najkorzystniejszej oferty, zwłaszcza cenowo.

Aby możliwe było egzekwowanie zasad związanych z właściwym stosowaniem zasady konkurencyjności, ustalono kary za ich naruszenie. Poniżej znajdziesz najczęstsze błędy, za które wymierzane są korekty finansowe.

Informacje zawarte w taryfikatorze korekt finansowych

W taryfikatorze korekt finansowych można wyszczególnić 3 główne grupy kategorii nieprawidłowości:

Kategoria 1 – to nieprawidłowości związane z ogłoszeniem o zamówieniu oraz opisem przedmiotu zamówienia.
Kategoria 2 – obejmuje kwalifikacje wykonawców i ocenę ofert, czyli wszystkie naruszenia w obszarze spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu i potwierdzenia braku podstaw wykluczenia, badania złożonych ofert w tym pod kątem rażąco niskiej ceny, oraz dokonywania oceny przy ustalonych w dokumentacji kryteriach oceny ofert.
Kategoria 3 – obejmuje nieprawidłowości występujące podczas realizacji zamówienia, a ściślej rzecz ujmując naruszenia w zakresie dokonywanych zmian w treści zawartej umowy.

Od kiedy należy stosować zasadę konkurencyjności?

Jesteś zobligowany do stosowania tej zasady po podpisaniu umowy o dofinansowanie, jednakże mamy tu do czynienia z małym wyjątkiem. Chcąc rozpocząć działania projektowe jeszcze PRZED podpisaniem umowy, możesz to zrobić, jednak pomimo braku umowy, zasady w niej zawarte zaczynają Cię obowiązywać z wyprzedzeniem. Obowiązuje Cię umowa o dofinansowanie i wszystkie w niej zawarte aspekty, w tym zasada konkurencyjności.

W przypadku niezastosowania trybu wyboru wykonawcy, jakim jest zasada konkurencyjności przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, możesz nie otrzymać refundacji na poniesiony wydatek. W tym przypadku korekta finansowa wyniesie 100%.

Czego dotyczą najczęstsze nieprawidłowości?…

Nieupublicznienie ogłoszenia o zamówieniu

Nadal zdarza się, iż podczas realizacji projektu Beneficjent nie upublicznił ogłoszenia o zamówieniu. Skutkuje to udzieleniem zamówienia poza procedurą wykonawcy wskazanemu przez zamawiającego. Konsekwencją jest korekta w wysokości 100% wartości dofinansowania. W takim przypadku zamawiający musi sfinansować całość przedmiotu zamówienia ze środków własnych.
Jeśli ogłoszenie opublikowano w niewłaściwym publikatorze, ale zostało ono upublicznione w sposób dający wykonawcy możliwość zapoznania się z jego treścią, wiedz, że korekta dotyczy upublicznienia ogłoszenia we „właściwym publikatorze” i w takim przypadku wyniesie 25%. Korekcie podlega również upublicznienie ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE.

Dzielenie zamówienia na części

Częstym działaniem jest nieuprawnione dzielenie zamówienia na części w sytuacji, gdy występuje tożsamość czasu, przedmiotu oraz wykonawcy, która nakazuje wspólne szacowanie zamówień. Rozkład i wartość korekt są analogiczne do punktu opisanego powyżej jak konsekwencje wynikające z braku upublicznienia zamówienia lub jego ograniczenia.
Nieuzasadniony podział zamówień, który skutkuje brakiem opublikowania w jakimkolwiek publikatorze, zostaje obarczony 100% korektą. Upublicznienie zamówienia niezgodne z jego wartością skutkuje korektą 25%, gdyż możliwość konkurencji, chociaż została ograniczona, zostaje w jakimś stopniu zachowana.
Taryfikator odnosi się również do sytuacji odwrotnej, tj. niepodzielenia zamówienia na części. Sankcja ta jest dążeniem prawodawcy do praktycznej realizacji wskazanego w dyrektywie zwiększania dostępności rynku zamówień publicznych dla sektora MŚP. Przewidziana w tym wypadku korekta to 5% wartości dofinansowania. Decydując się na niepodzielenie zamówienia na części, zamawiający musi uzasadnić przyczyny swojej decyzji.

Niezastosowanie obligatoryjnych terminów naboru ofert

Zamówienia ofertowe w zależności od przedmiotu zamówienia oraz szacunkowej wartości zamówienia nakładają na Ciebie obligatoryjne terminy naboru ofert. Nieprzestrzeganie bądź naruszanie wymaganych minimalnych terminów składania ofert w całości prowadzonego postępowania, są karane. Wpływ tego naruszenia na rynek oraz dostęp wykonawców do przedmiotu zamówienia zależy od tego, jak bardzo zamawiający skraca obowiązujące terminy. Niewielkie skrócenie będzie miało znikomy wpływ na możliwość wzięcia udziału w postępowaniu, a znaczące skrócenie, może oznaczać udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki, ponieważ większość wykonawców nie będzie w stanie zapoznać się z dokumentami zamówienia, przygotować i złożyć oferty. Naruszenie to zostało podzielone na podkategorie skutkujące różnymi wartościami korekt od 5 do 100%.
W przypadku wprowadzenia zmian w trwającym zapytaniu ofertowym zamawiający ma obowiązek wydłużenia naboru składania ofert. Jeśli zgodnie z wymogami przedłużył terminy składania ofert lub tego zaniechał i/lub zaniechał publikacji informacji o zmienionych terminach, może być z tego tytułu obciążony korektą w wysokości od 5 do 10%.

Ograniczenie konkretności poprzez nieodpowiednie kryteria oceny ofert

Wybrane przez nas kryteria nie mogą w żaden sposób zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających nasze zamówienie, czyli przykładowo ustanowienie wymogu posiadania przychodów o wartości wyższej niż szacowana wartość zamówienia, lub doświadczenie przewyższające nasze zamówienie. Wybrane kryteria nie mogą również prowadzić do dyskryminacji wykonawców – nie możemy ograniczyć kręgu oferentów tylko do wykonawców z Polski lub danego regionu.
Przypadki, w których potencjalni Oferenci mogli zostać zniechęceni do złożenia oferty, ze względu na kryteria wykluczające ich udział w postępowaniu mogą skutkować nałożeniem korekty finansowej od 10 do 25%.

Niestaranny opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zapytania ofertowego będą przeróżne towary i usługi. Ty najlepiej wiesz, czego potrzebujesz do działań w ramach projektu. Już na etapie powstawiania wniosku aplikacyjnego badałeś rynek pod kątem dostępności, ceny i innych istotnych warunków realizacji przedmiotu zamówienia. Tą całą zdobytą wiedzę należy przenieść do treści zapytania ofertowego i maksymalnie szczegółowo opisać przedmiot zamówienia. W przypadku, gdy opis w ogłoszeniu jest niewystarczający lub niedokładny, zniechęca potencjalnych wykonawców do złożenia oferty, a tym samym ogranicza konkurencję. Możesz spodziewać się korekty w wysokości 10%.

Podejrzenie zmowy przetargowej

W każdym przypadku, kiedy stwierdzono nawet nieujawniony lub niewystarczająco ograniczony konflikt interesów mamy gwarancję korekty 100%. Porozumienie ograniczające konkurencję, potocznie zwane zmową przetargową podlega korekcie 25 lub 100%, w zależności od stopnia zaangażowania stron i ich rangi w procesie zarządzania lub kontroli z ramienia instytucji zamawiającej.
W przypadku naruszenia więcej niż jednego punktu z taryfikatora korekt finansowych poszczególne naruszenia nie ulegają zsumowaniu. W niektórych przypadkach mogłoby dochodzić do absurdu i korekta wynosiłaby ponad 100%. Korekta nałożona jest zawsze na największą wagę punktową.