Projekt badawczo-rozwojowy z partnerem zagranicznym. Co rozstrzygnąć, zanim zaczniesz szukać partnera

Trwa nabór, w którym polska firma może sfinansować prace badawczo-rozwojowe prowadzone wspólnie z organizacją badawczą z Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu. Pula wynosi 70 mln euro, czyli 296 982 000 zł po kursie przyjętym w dokumentacji naboru. Dofinansowanie pojedynczego projektu mieści się w przedziale od 1 mln do 1,75 mln euro, to jest od 4 242 600 zł do 7 424 550 zł. Wnioski przyjmowane są do 17 grudnia 2026 roku do godziny 15:00 czasu środkowoeuropejskiego.

Nabór nie jest ograniczony tematycznie ani branżowo. Nie ma też ograniczenia wielkości firmy — wnioskodawcą może być mikroprzedsiębiorstwo, firma mała, średnia i duża. Wielkość wpływa wyłącznie na poziom dofinansowania.

Decyzja o starcie nie sprowadza się jednak do pytania, czy firma ma pomysł na projekt badawczy. Konstrukcja tego naboru przesądza o trzech rzeczach, które w typowym konkursie krajowym wyglądają inaczej: kto musi być partnerem, jak zbudowany jest budżet i kiedy firma zobaczy pieniądze. Poniżej opisujemy każdą z nich.

Konsorcjum musi obejmować co najmniej jeden podmiot polski w roli lidera oraz co najmniej jedną organizację badawczą z jednego z trzech wymienionych krajów. To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne: firma z Norwegii nie wypełnia tego warunku. Partnerem musi być uczelnia, instytut albo inna jednostka o statusie organizacji badawczej, a status ten jest weryfikowany — w przypadku norweskim na podstawie listy zatwierdzonych organizacji prowadzonej przez tamtejszą radę do spraw badań, w przypadku islandzkim przez krajowe centrum badań.

Po spełnieniu tego minimum do konsorcjum można dołączyć dowolne inne podmioty, publiczne i prywatne, w tym kolejne przedsiębiorstwa. Łączna liczba podmiotów mieści się w przedziale od dwóch do dwudziestu. Podmioty z krajów innych niż Polska i wymienione trzy kraje mogą uczestniczyć wyłącznie na zasadzie samofinansowania.

Dokumentacja określa górny limit udziału partnerów zagranicznych w budżecie: koszty wszystkich partnerów z trzech wymienionych krajów co do zasady nie powinny przekroczyć 40% budżetu całkowitego. Nie określa natomiast limitu dolnego. To nie oznacza, że partner może mieć rolę symboliczną. Jednym z kryteriów oceny jest wymiar dwustronny współpracy, w którym ocenia się, czy partner ma jasną, aktywną i rzeczywistą rolę, czy podział zadań i zasobów jest adekwatny oraz jaki jest zakres wspólnych działań. Kryterium ma próg trzech punktów na pięć — poniżej niego projekt nie jest rekomendowany do finansowania, niezależnie od wyniku w pozostałych kryteriach.

Partner musi być znany przed złożeniem wniosku. Wniosek wymaga podania pełnej nazwy prawnej każdego podmiotu, a lider składa oświadczenie, że z wszystkimi partnerami podpisał co najmniej list intencyjny dotyczący zawarcia umowy partnerskiej. Pełna umowa partnerska podpisywana jest dopiero przed zawarciem umowy o dofinansowanie.

O tym, czym konsorcjum różni się od podwykonawstwa i jak uregulować prawa do wyników, pisaliśmy szerzej w tekście o wyborze formy współpracy przy projektach krajowych.

Warto wiedzieć, czego dokumentacja nie oferuje: nie opisuje żadnej bazy partnerów, platformy kojarzenia ani procedury wsparcia w poszukiwaniu organizacji badawczej. Koszty udziału w wydarzeniach kojarzących partnerów są kwalifikowalne, ale dopiero jako koszt w już finansowanym projekcie. Na etapie przygotowania wniosku firma jest zdana na własne kontakty i na pomoc doradcy.

Każdy wniosek oceniają niezależnie trzej eksperci międzynarodowi spoza Polski i spoza trzech krajów partnerskich, a następnie powstaje wspólny protokół uzgodnień.

Pierwsze kryterium ma charakter rozstrzygający i jest oceniane w formule tak albo nie: projekt musi odpowiadać na co najmniej jeden z trzech kluczowych priorytetów programu. Jeżeli wszyscy trzej eksperci ocenią to negatywnie, wniosek nie przechodzi dalej. Wystarczy jedna ocena pozytywna, aby projekt trafił do oceny punktowej.

Punktowane są cztery kryteria, każde w skali od zera do pięciu punktów z dopuszczalnymi połówkami, przemnożone przez wagę:

• Doskonałość — cele i ambicja projektu oraz metodyka. Waga trzykrotna, maksymalnie 15 punktów.
• Wpływ — ścieżki prowadzące do efektu oraz działania maksymalizujące ten efekt: upowszechnianie, wykorzystanie wyników i komunikacja. Waga dwukrotna, maksymalnie 10 punktów.
• Wdrożenie — plan pracy, zasoby oraz potencjał uczestników i całego konsorcjum. Waga pojedyncza, maksymalnie 5 punktów.
• Wymiar dwustronny — jakość współpracy z partnerem zagranicznym. Waga pojedyncza, maksymalnie 5 punktów.

Maksimum wynosi 35 punktów. Do rekomendacji do finansowania potrzeba co najmniej 23 punktów oraz przekroczenia progu trzech punktów na pięć w każdym z czterech kryteriów. Drugi warunek jest istotniejszy od pierwszego: wysoki wynik za doskonałość nie uratuje projektu, w którym współpraca z partnerem wypadnie słabo.

Dodatkowo można uzyskać po jednym punkcie za udział badacza na wczesnym etapie kariery w roli głównego badacza, za podejście interdyscyplinarne i za podejście międzysektorowe. Punkty te nie wliczają się do progów.

Po pierwsze, materiały i surowce nie są osobną pozycją budżetu. Przedsiębiorstwo ma do dyspozycji cztery kategorie kosztów: wynagrodzenia, podwykonawstwo, aparaturę wraz z wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz koszty pośrednie rozliczane ryczałtem w wysokości 20% sumy trzech poprzednich. Kategoria pozostałych kosztów bezpośrednich, w której w innych programach mieszczą się materiały, jest dostępna wyłącznie dla organizacji badawczych i podmiotów niebędących przedsiębiorstwami.

W praktyce oznacza to, że w ryczałcie 20% firma musi zmieścić nie tylko koszty administracyjne, ale także materiały i surowce do prototypów, elementy trwale zabudowane w instalacji pilotażowej, utrzymanie linii doświadczalnych, serwis i naprawy, transport, wynajem powierzchni laboratoryjnej, szkolenia personelu badawczego, audyt zewnętrzny, pierwsze zgłoszenie patentowe, podróże oraz działania upowszechniające. Dla projektu materiałochłonnego to realne ograniczenie, które trzeba policzyć przed podjęciem decyzji o roli w konsorcjum. Jeżeli materiały nie mieszczą się w ryczałcie, warto rozważyć inny podział zadań — na przykład przeniesienie części prac wymagających dużego zużycia materiałów do partnera będącego organizacją badawczą, który taką kategorię kosztów ma dostępną.

Po drugie, aparatura rozliczana jest wyłącznie przez amortyzację. Kwalifikowalna jest ta część odpisów, która odpowiada okresowi projektu i stopniowi faktycznego wykorzystania. Wartość, która pozostaje w maszynie po zakończeniu projektu, nie jest kosztem kwalifikowalnym. To nie jest nabór na zakup środków trwałych.

Po trzecie, podwykonawstwo ma limit 70%, ale wąską definicję. Za podwykonawstwo uznaje się wyłącznie zlecanie merytorycznych zadań projektowych: specjalistycznych prac badawczych, ekspertyz, analiz, projektowania, testowania i walidacji rozwiązań, specjalistycznego doradztwa merytorycznego oraz testów i pomiarów. Nie są podwykonawstwem usługi pomocnicze: obsługa administracyjna, księgowa, prawna i kadrowa, logistyka i organizacja spotkań, bieżące utrzymanie systemów informatycznych, tłumaczenia, skład graficzny czy niemerytoryczna promocja. Te pozycje wracają do ryczałtu.

Dodatkowo nabór finansuje wyłącznie badania przemysłowe i eksperymentalne prace rozwojowe. Badania podstawowe są niekwalifikowalne. Nie wolno też tworzyć osobnych pakietów pracy poświęconych zarządzaniu, koordynacji czy upowszechnianiu — te działania muszą być wpisane w zadania badawcze. Pakietów może być maksymalnie dziesięć.

Organizacje badawcze mogą otrzymać do 100% kosztów kwalifikowalnych. Przedsiębiorstwa rozliczają się według zasad pomocy publicznej, gdzie poziom bazowy wynosi 50% dla badań przemysłowych i 25% dla prac rozwojowych.

Poziom bazowy podlega zwiększeniom. Mikroprzedsiębiorstwo i firma mała otrzymują dodatkowe 20 punktów procentowych, firma średnia dodatkowe 10. Kolejne 15 punktów procentowych przysługuje między innymi wtedy, gdy projekt obejmuje skuteczną współpracę z organizacją badawczą, która ponosi co najmniej 10% kosztów kwalifikowalnych i ma prawo publikować własne wyniki badań przemysłowych, a także wtedy, gdy projekt realizowany jest w jednym z czternastu wskazanych regionów. Dla trzech pozostałych regionów zwiększenie wynosi 5 punktów procentowych. Zwiększeń regionalnych nie łączy się ze sobą.

W rezultacie maksymalny poziom dofinansowania wynosi 80% dla badań przemysłowych i 60% dla prac rozwojowych, przy czym osiągają go wyłącznie mikroprzedsiębiorstwa i firmy małe realizujące projekt w regionie z wyższym zwiększeniem. Projekt uznaje się za realizowany w danym regionie wtedy, gdy większość kosztów kwalifikowalnych ponoszona jest właśnie tam.

Warto odnotować ryzyko regulacyjne, które dokumentacja sygnalizuje wprost: w lutym 2026 roku rozpoczęły się konsultacje nowych unijnych przepisów o pomocy publicznej, a ich wejście w życie spodziewane jest w czwartym kwartale 2026 roku. Może to wymusić aktualizację warunków finansowania jeszcze w trakcie trwania naboru. Dokumentacja nie rozstrzyga, jak zostaną potraktowane wnioski przygotowane na dotychczasowych zasadach.

Model płatności jest zaliczkowy. Pierwsza zaliczka może wynieść do 30% dofinansowania, kolejne wypłacane są po wykorzystaniu co najmniej 70% poprzednich.

Dotyczy to jednak sytuacji modelowej. Gdy liderem konsorcjum jest przedsiębiorstwo, instytucja prowadząca nabór przeprowadza analizę jego kondycji finansowej i może przyznać zaliczkę obniżoną — na przykład do 5% albo 10% dofinansowania — albo w ogóle przejść na model refundacyjny, w którym firma finansuje prace z własnych środków i odzyskuje je po rozliczeniu. Dokumentacja zaleca uwzględnienie tego czynnika już przy tworzeniu konsorcjum, ale nie podaje progów ani kryteriów, przy których zaliczka zostaje obcięta.

Dla projektu o dofinansowaniu rzędu 4–7 mln zł, trwającego 36 miesięcy, jest to pytanie o kilka milionów złotych zamrożonych w kapitale obrotowym. Odpowiedź na nie powinna poprzedzać decyzję o tym, czy firma bierze rolę lidera, czy raczej partnera przy liderze będącym organizacją badawczą.

• Plan obiektu wraz z rozmieszczeniem urządzeń. Nie szkic koncepcyjny, tylko plan, z którego wynika, ile miejsca zajmuje każde urządzenie i jak przebiega proces.
• Ustalenie, jakie decyzje administracyjne są potrzebne. Przede wszystkim, czy wymagane jest pozwolenie na budowę i czy potrzebna jest decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach.
• Uruchomienie procedury. Samo pozwolenie na budowę zwykle nie jest warunkiem złożenia wniosku, ale złożony wniosek o jego wydanie jest w praktyce traktowany jako dowód, że inwestycja jest realna. Wymogi w tym zakresie różnią się między naborami i trzeba je sprawdzić w regulaminie konkretnego programu.

Plan obiektu służy jeszcze jednemu celowi. Trzeba wykazać, że zakres inwestycji jest spójny z założeniami technologii — że hala nie jest dwa razy większa, niż wynika z procesu, a kupowane urządzenia odpowiadają zaplanowanym pracom. Bez planu nie da się tego udowodnić.

Wnioski przyjmowane są do 17 grudnia 2026 roku do godziny 15:00 czasu środkowoeuropejskiego, wyłącznie elektronicznie i wyłącznie w języku angielskim. Dokumentacja podaje datę zamknięcia naboru, nie podaje daty jego otwarcia.

Czas trwania projektu jest sztywny i wynosi 36 miesięcy. Rozpoczęcie musi przypadać między 1 lipca a 1 grudnia 2027 roku, zawsze na pierwszy dzień miesiąca. Decyzje o dofinansowaniu zapadają nie później niż dwanaście miesięcy po zamknięciu naboru.

Ponieważ minimalne dofinansowanie wynosi 4 242 600 zł, a obowiązek zewnętrznego audytu biegłego rewidenta powstaje powyżej 3 mln zł, audyt będzie obowiązkowy w każdym projekcie w tym naborze. Jego koszt jest kwalifikowalny, pod warunkiem że audyt rozpocznie się po zrealizowaniu co najmniej połowy planowanych wydatków.

Na etapie składania wniosku lista załączników jest krótka: oświadczenie o złożeniu wniosku, pełnomocnictwo jeżeli jest potrzebne, sprawozdanie o działalności badawczo-rozwojowej za rok poprzedzający ogłoszenie naboru dla podmiotów objętych tym obowiązkiem oraz formularz z danymi do celów ewaluacyjnych. Sprawozdania finansowe, formularze pomocowe i analiza zdolności finansowej składane są dopiero na etapie decyzji o dofinansowaniu.

Rzetelna ocena szans wymaga wiedzy także o tym, czego w dokumentach nie ma. W tym naborze są to cztery kwestie:

• Minimalny udział partnera zagranicznego w budżecie. Jest limit górny 40%, nie ma dolnego. Praktyczna granica wynika wyłącznie z kryterium oceny współpracy dwustronnej, które jest oceną ekspercką, nie progiem liczbowym.
• Progi obniżenia zaliczki. Dokumentacja zapowiada możliwość obcięcia zaliczki lub przejścia na refundację, ale nie podaje, przy jakich wskaźnikach finansowych to następuje.
• Końcowa data kwalifikowalności wydatków. Przewodnik kwalifikowalności podaje ją w dwóch miejscach rozbieżnie: w jednej sekcji jako 30 kwietnia 2031 roku, w przypisie do innej jako 31 marca 2029 roku. Różnica dwóch lat przy projekcie trzyletnim jest istotna i wymaga wyjaśnienia przed złożeniem wniosku.
• Podstawa limitu podwykonawstwa. Jeden dokument mówi o 70% całkowitych kosztów kwalifikowalnych, drugi o 70% całkowitego budżetu projektu. Przy znaczącym wkładzie własnym to nie są te same kwoty.

Jeżeli rozważasz start, wykonaj po kolei cztery rzeczy, zanim zaczniesz rozmawiać z kimkolwiek za granicą:

1. Sprawdź, czy projekt mieści się w badaniach przemysłowych i pracach rozwojowych. Badania podstawowe są wykluczone. Projekt, który sprowadza się do wdrożenia znanej technologii, również nie przejdzie oceny doskonałości. Pełną listę pytań, które warto sobie zadać przed rozpoczęciem prac nad wnioskiem, zebraliśmy w osobnym materiale o autodiagnozie firmy.
2. Policz materiały wobec ryczałtu 20%. Zsumuj planowane wynagrodzenia, podwykonawstwo i amortyzację aparatury, pomnóż przez 20% i porównaj wynik z przewidywanym kosztem materiałów, utrzymania instalacji, podróży i audytu. Jeżeli ryczałt nie wystarcza, zmień zakres prac po swojej stronie albo rozważ rolę partnera zamiast lidera.
3. Ustal z dyrektorem finansowym, czy firma wytrzyma finansowanie z własnych środków. Przyjmij wariant pesymistyczny: zaliczka 5% i refundacja reszty. Jeżeli przy tym założeniu projekt jest niewykonalny, lepiej wejść do konsorcjum jako partner.
4. Zacznij szukać organizacji badawczej już teraz. List intencyjny musi być podpisany do dnia złożenia wniosku, a do tego terminu pozostało mniej niż dziesięć tygodni. Zacznij od jednostek, z którymi firma już współpracowała, i od krajowych uczelni, które mają kontakty w tych trzech krajach.

Jeżeli po tych czterech krokach projekt nadal wygląda na wykonalny, a potrzebujesz wsparcia w doborze partnera, konstrukcji budżetu i przygotowaniu wniosku — wypełnij formularz kontaktowy poniżej. Opisz krótko, czym zajmuje się firma i jaki problem technologiczny chcecie rozwiązać. Jeżeli sprawa jest pilna ze względu na termin, zadzwoń.