10 najczęstszych błędów popełnianych przy rozliczaniu dotacji – jak uniknąć korekt finansowych?

Wiele firm, skupiając się na celach biznesowych, zapomina, że wydatkowanie środków publicznych rządzi się zupełnie innymi prawami niż standardowa działalność rynkowa.W naszej codziennej pracy z beneficjentami oraz podczas audytów zidentyfikowaliśmy listę powtarzających się uchybień. Nazywamy to „10 grzechami beneficjenta”. Błędy te mogą skutkować nie tylko problemami podczas kontroli, ale w skrajnych przypadkach koniecznością zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami. Poniższy artykuł szczegółowo omawia te pułapki oraz podpowiada, jak zabezpieczyć się przed kosztownymi pomyłkami.

Poniższa lista powstała na bazie setek przeprowadzonych kontroli i audytów. To właśnie na te obszary instytucje takie jak NCBR czy PARP zwracają szczególną uwagę.

To absolutna podstawa i niestety – najczęstszy błąd. Wielu beneficjentów traktuje wniosek o dofinansowanie jako dokument „sprzedażowy”, zapominając o nim po otrzymaniu dotacji. Tymczasem w trakcie kontroli, a nawet w okresie trwałości, przedsiębiorcy bywają zaskoczeni zapisami, które sami stworzyli.

Co to oznacza w praktyce? Wszystko, co zostało wpisane we wniosku o dofinansowanie (np. harmonogram, wskaźniki, metodologia badań) lub w agendzie badawczej, staje się obligatoryjne – to tzw. „must have”. Nie można traktować tych zapisów jako luźnych sugestii.

Szerszy kontekst: Znajomość dokumentacji to nie tylko wniosek. To również, a może przede wszystkim:

• Umowa o dofinansowanie,
• Aktualne wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków,
• Załączniki do umowy.

Bez znajomości całego tego pakietu, realizacja projektu jest jak poruszanie się we mgle. Instytucje kontrolujące nie uznają tłumaczenia „nie wiedziałem, że taki zapis istnieje”.

Wydaje się, że to błahostka. Co za problem nakleić naklejkę? Okazuje się jednak, że nieprawidłowe oznakowanie dokumentów, sprzętu czy strony internetowej to jedno z najczęściej identyfikowanych uchybień.

Na czym polega problem? Beneficjenci często myślą, że wystarczy umieścić dowolny logotyp w widocznym miejscu. To błąd. Istnieją bardzo precyzyjne wytyczne (Księga Identyfikacji Wizualnej), które określają:

• Gdzie mają znajdować się logotypy (UE, Fundusze Europejskie, nazwa programu),
• Jaką mają mieć wielkość i proporcje,
• Jakie są dokładne kody kolorystyczne (CMYK/RGB),
• Treść formułki informującej o współfinansowaniu.

Ekspert radzi: Należy pamiętać, że obecnie obowiązuje taryfikator korekt finansowych za niedopełnienie obowiązków informacyjno-promocyjnych. Oznacza to, że za brak odpowiedniej flagi UE na stronie www czy na maszynie badawczej, instytucja może nałożyć karę finansową określoną procentowo od wartości projektu. To „drobiazg”, który może słono kosztować.

Realizując projekt, oświadczamy w umowie, że będziemy działać zgodnie z przepisami prawa krajowego i unijnego. Projekt nie jest „wyspą” oderwaną od rzeczywistości prawnej – podlega tym samym, a często nawet surowszym rygorom co zwykła działalność.

Obszary ryzyka:

1. Prawo budowlane: Jeśli projekt zakłada inwestycje, musisz posiadać wszystkie prawomocne pozwolenia na budowę lub zgłoszenia.
2. Kodeks Pracy: Zatrudnianie personelu badawczego musi być zgodne z przepisami KP (czas pracy, urlopy, BHP).
3. Przepisy specyficzne: W branżach regulowanych, takich jak biotechnologia czy medycyna, konieczne są zgody komisji bioetycznych, pozwolenia na prace z materiałem genetycznym (GMO/GMM) itp..

Instytucja finansująca ma prawo sprawdzić nie tylko faktury, ale również to, czy laboratorium, w którym prowadzono badania, miało prawo funkcjonować w świetle przepisów sanitarnych i środowiskowych.

To wymóg zero-jedynkowy, z którym nie ma dyskusji. Każdy projekt unijny musi być transparentny finansowo.

Najczęstsze błędy:

• Księgowanie kosztów projektowych „w jednym worku” z kosztami operacyjnymi firmy.
• Brak dedykowanego planu kont lub kodu księgowego przypisanego do projektu.
• Wykorzystywanie głównego rachunku obrotowego firmy zamiast założenia dedykowanego konta bankowego dla projektu.

Dlaczego to ważne? Podczas kontroli audytor prosi o „Politykę rachunkowości” oraz wydruk z kont analitycznych dotyczących projektu. Jeśli system księgowy nie pozwala na wygenerowanie zestawienia operacji tylko dla dotacji, beneficjent ma poważny problem. Ewidencja musi zapewniać pełną przejrzystość przepływów finansowych – jest to kluczowe dla tzw. ścieżki audytu.

To jeden z najbardziej skomplikowanych obszarów, gdzie łatwo o potknięcie. Głównym błędem jest ocenianie trybu wyboru dostawcy (rozeznanie rynku vs zasada konkurencyjności) na podstawie pojedynczej faktury, a nie całego projektu.

Zasada tożsamości: Należy szacować wartość zamówień „w poprzek” całego okresu realizacji projektu. Jeśli prowadzisz projekt badawczy trwający 3 lata i w każdym roku planujesz kupować odczynniki chemiczne tego samego rodzaju, musisz zsumować ich wartość z wszystkich trzech lat .

Konsekwencje: Jeśli suma zamówień przekroczy próg 50 tys. PLN netto, musisz zastosować Zasadę Konkurencyjności (publikacja w Bazie Konkurencyjności), nawet jeśli pojedyncze zamówienie jest warte 5 tys. PLN. Sztuczne dzielenie zamówień w celu uniknięcia procedur jest surowo karane przez taryfikator korekt finansowych.

Tworząc zapytanie ofertowe, beneficjenci często chcą kupić konkretny, sprawdzony sprzęt. Błędem jest jednak zbyt precyzyjny opis, który wskazuje na jeden konkretny produkt.

Kopiuj-Wklej to zła strategia: Najbardziej rażącym błędem jest skopiowanie opisu technicznego ze strony producenta lub katalogu dostawcy, łącznie z hasłami marketingowymi (np. „unikalny system X zapewniający…”). Jeśli kontroler wpisze fragment Twojego opisu w Google i wyszukiwarka pokaże tylko jeden model urządzenia, to dowód na ustawienie przetargu pod konkretnego dostawcę.

Jak robić to dobrze? Opis musi być obiektywny, sparametryzowany i funkcjonalny. Zamiast pisać „Laptop Dell XPS”, należy napisać „komputer przenośny o procesorze klasy X, matrycy min. Y cali i wadze nieprzekraczającej Z kg”. Używanie nazw marek jest dozwolone tylko w wyjątkowych, uzasadnionych technologicznie sytuacjach (z dopiskiem „lub równoważne”), ale zalecamy zachowanie „złotego środka”.

W dobie cyfryzacji zapominamy o fizycznym bezpieczeństwie dokumentów. Tymczasem wymóg posiadania dokumentacji w miejscu dostępnym tylko dla osób uprawnionych (słynna „szafa na klucz”) jest nadal aktualny i weryfikowany.

Dobre praktyki: Instytucje coraz częściej wymagają przyjęcia wewnętrznych regulaminów archiwizacji dokumentacji projektowej. Dokumenty muszą być kompletne, ponumerowane i przechowywane przez cały okres trwałości projektu (często 3 lub 5 lat po jego zakończeniu). Zgubienie segregatora z ofertami dostawców może skutkować uznaniem wydatków za niekwalifikowalne.

Zarządzanie projektem B+R to zarządzanie zmianą – badania często idą w innym kierunku niż zakładano. Jednak beneficjent nie ma pełnej dowolności w modyfikowaniu projektu bez wiedzy instytucji.

Komunikacja to klucz: Każda zmiana – czy to przesunięcie środków w budżecie, zmiana kluczowej kadry (Personel B+R), czy modyfikacja metodyki badawczej – musi być przeanalizowana pod kątem umowy.

• Niektóre zmiany wymagają aneksu do umowy.
• Inne wymagają zgody instytucji (bez aneksu).
• Jeszcze inne wystarczy zgłosić we wniosku o płatność.

Samowolne wprowadzenie istotnej zmiany (np. zmiana kierownika B+R na osobę o niższych kompetencjach) bez zgody instytucji może być potraktowane jako naruszenie umowy.

Podczas aplikowania i rozliczania beneficjent składa szereg oświadczeń, np. o niezaleganiu z podatkami i ZUS, o braku powiązań kapitałowych z wykonawcami czy o statusie MŚP.

Kłamstwo ma krótkie nogi: Instytucje dysponują narzędziami, by błyskawicznie zweryfikować te dane w systemach państwowych. Jeśli okaże się, że oświadczenie o niezaleganiu było fałszywe (bo np. firma miała zaległość w dniu składania wniosku), konsekwencje są druzgocące. Oprócz zwrotu środków i odsetek, beneficjent może zostać wykluczony z możliwości ubiegania się o jakiekolwiek dotacje na kilka lat, a sprawa może trafić do prokuratury (odpowiedzialność karna).

To punkt, który spina wszystkie poprzednie. Przedsiębiorcy są przyzwyczajeni do elastyczności, szybkości i negocjacji „twarzą w twarz”. W świecie dotacji to podejście często prowadzi do zguby.

Przykład z życia: Przedsiębiorca mówi: „Mógłbym usiąść z dostawcą, wynegocjować lepszą cenę w jeden wieczór i kupić to jutro”. Niestety, w projekcie unijnym musimy stosować sformalizowane procedury (np. Baza Konkurencyjności), które trwają minimum 7-30 dni. Pominięcie procedury dla „dobra biznesu” lub „szybkości” jest niedopuszczalne. Wydatki muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, uczciwy i udokumentowany, nawet jeśli jest to mniej efektywne czasowo niż w czystym biznesie.

Realizacja projektu unijnego to balansowanie między efektywnością biznesową a rygorem administracyjnym. Kluczem do sukcesu nie jest unikanie problemów (bo te zawsze się pojawią), ale umiejętne ich rozwiązywanie poprzez komunikację z opiekunem projektu. Instytucje są otwarte na dialog – pod warunkiem, że beneficjent zgłasza problemy przed faktem dokonanym, a nie w trakcie kontroli.

Pamiętaj: jeśli masz wątpliwości, czy dany wydatek jest kwalifikowalny lub czy procedura wyboru dostawcy jest poprawna – zapytaj ekspertów. Koszt konsultacji jest ułamkiem kwoty, którą można stracić w wyniku korekty finansowej.

Rozliczanie dotacji wymaga zmiany mentalności i przyjęcia, że dysponujemy środkami publicznymi. Przestrzeganie procedur, transparentność, porządek w dokumentach i unikanie „dróg na skróty” (np. kopiowania opisów zamówień) to najlepsza polisa ubezpieczeniowa. Unikając opisanych powyżej 10 błędów, znacząco zwiększasz szanse na bezstresowe rozliczenie projektu i… otwarcie sobie drogi do kolejnych milionów na innowacje.